Koronawirus a biznes kancelarii: Jak w 3 krokach przetrwać zmiany i się rozwijać kiedy wszyscy mają problemy

Wielu z Was zapewne tak jak ja zastanawia się czy to początek globalnego kryzysu gospodarczego na miarę tego z 2007 roku. Nikt dzisiaj nie jest w stanie dokładnie przewidzieć tego jak pandemia koronawirusa wpłynie na gospodarkę Polski, Europy i świata. Czy to będą chwilowe turbulencje, recesja czy raczej jesteśmy świadkami kolejnego kryzysu? Według mnie niestety wszystko na to wskazuję, że nie będzie to chwilowe załamanie – obym się mylił.

Nie od dzisiaj wiadomo, że w czasach kryzysu bardzo dużo firm upada, panuje wszechobecna niewypłacalność. Każdy kryzys niesie ze sobą wielkie upadki wielkich instytucji lub firm. Podczas ostatniego kryzysu finansowego takim symbolem był chociażby wielki bank Lehman Brothers. Nie sprawdziło się tutaj słynne powiedzenie z Wallstreet „za duży by upaść”. Ale jak to bywa w takich czasach, większość bankrutuje lub zmaga się z problemami a tylko garstka firm się rozwija i prosperuje.

Tak samo będzie z kancelariami. Jedne będą miały poważne problemy, inne przetrwają, część upadnie a jeszcze inne będą się w tych nowych warunkach jeszcze rozwijały. Jak to zrobić? Jak przetrwać i rozwijać się kiedy wszyscy mają problemy?

Po pierwsze trzeba sobie zdać sprawę że nie jesteśmy świadkami końca świata. Jeżeli chcemy dobrze przygotować kancelarię na to co nadejdzie, zostawmy na boku emocje, włączmy logikę i racjonalne myślenie i popatrzmy na problem biorąc perspektywę przyszłości. A niedaleka przyszłość będzie wyglądała następująco:

Pierwszy okres  – okres względnie krótki.

Chaos i zamieszanie w firmach, będzie to potęgować niepewność co do najbliższej przyszłości.

Drugi okres  – okres dłuższy.

Sytuacja powoli robi się stabilna, nadchodzi nowa rzeczywistość. Prowadzenie działalności kancelarii będzie wyglądało inaczej niż przed pandemią.

Trzeci okres – najczęściej jest to dłuższy proces.

Biznes i gospodarka będzie powoli wracała to stanu sprzed pandemii.

Jakie zatem podjąć działania w kancelarii aby przetrwać a potem rozwijać się w tej nowej dla nas sytuacji, jak przejść przez okres pierwszy i drugi gdzie wiele kancelarii będzie miało większe lub mniejsze problemy a część niestety upadnie?

Poniżej przedstawiam w 3 krokach jak to zrobić, jak przetrwać a potem się rozwijać i wyjść z tej sytuacji jeszcze silniejszym.

Krok 1 – Zachowaj płynność finansową kancelarii

Pierwsza i podstawowa zasada przetrwania każdej kancelarii to wypłacalność i posiadanie środków na działalność. Najwięcej firm i instytucji w czasach kryzysu upada właśnie z tego powodu – nie są w stanie regulować swoich zobowiązań, ponieważ brakuje Klientów na ich usługi  i przez to popadają w długi. W pierwszym okresie zmian zabezpieczenie środków na działalność będzie kluczowe dla Twojej kancelarii. Pamiętaj, najważniejsze dla Twojej kancelarii jest przetrwanie, nawet za cenę czasami trudnych decyzji związanych ze zwolnieniami czy bolesną redukcją kosztów. Często słyszymy, że w czasach kryzysu i gospodarczych zawirowań, wiele dużych firm, które kiedyś się liczyły, teraz przez problemy finansowe są wykupywane przez inne firmy za grosze, dlaczego? Ponieważ firma, która kupuje inną firmę ma środki finansowe na to, w czasie kiedy wszyscy panicznie poszukują tych środków. Zapamiętaj, to jest bardzo ważne, w pierwszym okresie zmian zachowanie płynności finansowej będzie Świętym Graalem wszystkich firm, jeżeli będziesz miał środki w czasie gdy wszystkim ich brakuje – rozdajesz karty.

Krok 2 – Dostosuj się do zmian, rozwiązuj nowe problemy swoich Klientów

Dokładnie, jak śpiewał klasyk: „gdy emocje już opadną, jak po wielkiej bitwie kurz”: pojawi się nowa rzeczywistość. Kancelaria będzie musiała prowadzić swoją działalność w nowych warunkach. Wszystko dookoła się zmienia więc rynek (Klienci) też się zmienią, zmienią się potrzeby ludzi, ich zachowania jako Klientów. Teraz chcą i szukają czegoś innego, nie tego co szukali przed pandemią, gdy ich życie wyglądało inaczej. Oczywiście popyt jest mniejszy niż wcześniej, praktycznie na wszystko, jednak to nie oznacza, że ludzie w ogóle nie będą kupować i nie mają problemów i potrzeb. Jasne że mają, tylko się one zmieniły. Przykładowo: firma, która przed kryzysem dobrze prosperowała i rozglądała się za kancelarią, która pomoże jej w wejść na rynek zagraniczny, teraz nagle szuka kancelarii, która pomoże jej odzyskać przeterminowane płatności. Jeżeli kancelaria się nie dostosuje do nowej sytuacji, to może potem mieć problem nie do rozwiązania i zostać z ofertą usług, których nikt nie potrzebuje. Moje ulubione stwierdzenie to „lepiej mieć mały problem teraz, niż ogromny kłopot później” – trzymanie się tej maksymy naprawdę pomaga prowadzić biznes.

Jeżeli kancelaria będzie w stanie dostosować się do nowej sytuacji i rozwiązywać nowe problemy swoich Klientów, będzie mieć przewagę nad innymi kancelariami. Problemy z płatnościami, zatory płatnicze, przejęcia upadających spółek, a frankowicze? Mogą bardziej niż wcześniej chcieć odzyskać swoje środki, nowa sytuacja może zmobilizować do działania tych wcześniej niezdecydowanych. Czy to przypadek, że od jakiś 2 dni a pisząc ten artykuł jest 12.03.2020 „śledzi” mnie reklama jednej z kancelarii, która obiecuje mi taką oto pomoc: „Firmie grozi upadłość? Mamy na to rozwiązanie!”. Ciekawe nie? Widać już, że niektóre kancelarie starają się przewidzieć na jakie usługi będzie zaraz popyt lub już jest.

Jak się zatem przygotować na te zmiany? Do dobrej oceny sytuacji potrzebujesz dobrych i sprawdzonych informacji – to jest podstawa. Gdy masz za mało informacji, lub są one zniekształcone, możesz być super inteligentnym menadżerem a i tak nie unikniesz błędów bo bazujesz na złych informacjach. Dlatego bądź bardzo blisko swoich Klientów i słuchaj co mówią – to oni są dla Ciebie kopalnią informacji, najbardziej aktualnych i rzetelnych. Słuchaj, potem analizuj, wyciągaj wnioski. Jakie są ich nowe problemy? Które się powtarzają? Które z nich są palące? A potem zastanów się jak możesz im pomóc.

Krok 3 – Szukaj nowych sposobów dotarcia do Klienta – wejdź w Internet

Zastanawiając się nad zmianami w nawykach Klientów, obecna sytuacja sama podsuwa nam rozwiązanie. Ludzie siedząc w domach i mając ograniczone możliwości poruszania się, zdecydowanie bardziej niż kiedykolwiek wcześniej będą „siedzieć” w Internecie. Tam będą szukać rozrywki i spędzać czas, tam też właściciele firm i inne osoby decyzyjne będą szukać rozwiązania swoich obecnych jaki i przyszłych problemów. Problemy będą nowe, stawiające ich w nowej sytuacji, a nowy problem to poszukiwanie nowego rozwiązania, a poszukiwanie nowego rozwiązania to współpraca z nową kancelarią. Zamiast poddawać się emocjom i obecnej panice, zachowaj zimną głowę i bądź dwa kroki do przodu przed konkurencją. Już teraz zaplanuj działania żeby za 2-3 miesiące osiągać rezultaty, pozyskiwać nowych Klientów przez Internet i rozwijać się.  Kiedy inne kancelarie zorientują się po 3 miesiącach że warto wejść mocniej w Internet, Ty już dawno tam będziesz i teraz to Ty będziesz w garstce tych firm, które się rozwijają, kiedy wszyscy inni mają problemy. W okresie zmian to właśnie Internet może być twoją szansą na rozwój, którą dostrzegłeś w sytuacji gdzie wszyscy inni widzieli tylko zagrożenia.

(Krok 4)

Aby zrobić krok 2 a potem 3 Twoja kancelaria musi być bezpieczna, musisz wykonać krok 1 i spełnić warunki posiadania środków. Musisz mieć środki na działanie, żeby móc reagować na to co się dzieje. Z budżetem równym 0 zł powiedzmy sobie szczerze, Internetu nie zwojujesz. Pamiętaj o tym, krok pierwszy, jest warunkiem koniecznym do realizacji kolejnych korków LECZ niewystarczającym. Jak nie będziesz działał to nic się nie zmieni, wszystko zostanie takie jakie jest, w sytuacji kiedy wszystko w okół się zmieniło.

Na koniec…

Dla niektórych z was to co napisałem w tym artykule to bardzo czarny scenariusz, który się nie zmaterializuje – oby tak było. Jednak uważam, że prowadząc kancelarię i podchodząc do sprawy profesjonalnie i odpowiedzialnie, nie możemy sobie pozwolić na komfort bagatelizowania takiego zagrożenia, a co jeżeli spełni się czarny scenariusz? Powiesz swoim pracownikom, że nikt nie mógł tego wcześniej przewidzieć? Mam nadzieję, że wtedy przypomnisz sobie ten artykuł, bo dostajesz ode mnie gotową strategię jak działać.

Pozdrawiam,

Rafał, rozwijajakancelarie.pl/kontakt

PS: Jeśli chcesz otrzymywać ode mnie na bieżąco najwyższej jakości wiedzę, która stanowi prawdziwą wartość dla Ciebie i Twojej kancelarii, zapisz się na mojego newslettera poniżej.